Urząd Gminy Kutno planuje wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW
W dniu 2 lutego 2022 roku Wójt Gminy Kutno Justyna Jasińska podpisała umowę z Wojewodą Podlaskim Bohdanem Paszkowskim i Ministrem Cyfryzacji Andrzejem Pieczunko umowę o nieodpłatne korzystanie z programu komputerowego do elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW.
EZD PUW to system kancelaryjny umożliwiający dokumentowanie i załatwianie spraw w postaci elektronicznej.
System EZD PUW umożliwia m.in.:
- rozdzielanie i rejestrowanie przesyłek wpływających drogą tradycyjną, pocztą elektroniczną, elektroniczną skrzynką podawczą (w tym ePUAP).
- prowadzenie pełnego obiegu dokumentów drogą elektroniczną bez konieczności drukowania dokumentów,
- możliwość ustawiania systemu zastępstw za pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim lub urlopie, co umożliwia dotrzymanie terminowości załatwiania spraw,
- kwalifikowanie dokumentów według jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA) i automatyczne nadawanie kolejnego w danej klasie numeru sprawy,
- podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym,
- prowadzenie wielu rejestrów,
- generowanie raportów na potrzeby archiwum zakładowego.
W ramach wdrożenia systemu Urząd Gminy Kutno w bieżącym roku przeprowadzi niezbędne prace w celu przygotowania się do wdrożenia Systemu EZD PUW jako podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych. W tym celu powołany zostanie zespół odpowiedzialny za koordynację i wdrożenie Systemu. Ponadto wprowadzone zostaną przepisy wewnętrzne związane z wdrożeniem Systemu oraz opracowane zostaną procedury wewnętrzne dotyczących postępowania z dokumentacją.
W ramach programu „Cyfrowa Gmina" pozyskany zostanie sprzęt techniczny niezbędny do wdrożenia i utrzymania Systemu EZD PUW.
