Wdrażanie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie Gminy Kutno
W dniach 17-18 stycznia w Urzędzie Gminy Kutno odbywały się szkolenia prowadzone przez pracowników Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej z Białegostoku i Warszawy.
W 2022 roku gminny Zespół ds. wdrożenia systemu EZD przeprowadził niezbędne prace przygotowawcze polegające na opracowaniu projektów odpowiednich procedur dotyczących postępowania z dokumentacją. Odbyło się również szereg szkoleń online dla pracowników z zakresu funkcjonowania systemu. W ramach programu „Cyfrowa Gmina" zakupiony został niezbędny sprzęt umożliwiający odpowiednie funkcjonowanie EZD, tj. serwer, drukarka kodów paskowych, czytnik i skanery.
Na początku szkolenia Wójt Gminy Kutno Justyna Jasińska powitała przedstawicieli NASK i wyraziła nadzieję, że wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Urzędzie Gminy Kutno usprawni pracę kancelaryjną i sposób procedowania spraw oraz spowoduje oszczędności w ilości zużywanego papieru. Podczas szkolenia pracownicy oraz kierownictwo Urzędu zapoznali się w praktyce podstawowymi funkcjami systemu EZD. Szczególnie cenne były ćwiczenia dotycząc zakładania spraw i przygotowania wysyłki oraz funkcjonowania punktu kancelaryjnego oraz rejestracji pism w składzie chronologicznym.
System EZD Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego umożliwia m.in.: rozdzielanie i rejestrowanie przesyłek wpływających drogą tradycyjną, pocztą elektroniczną, ePUAP, prowadzenie pełnego obiegu dokumentów drogą elektroniczną bez konieczności drukowania dokumentów, kwalifikowanie dokumentów według jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA), a także automatyczne nadawanie kolejnego numeru sprawy i elektroniczne podpisywanie dokumentów.
Uruchomienie systemu EZD w Urzędzie Gminy Kutno planowane jest od 1 marca 2023 roku.
